CALL FOR BACKEND DEVELOPMENT PROPOSAL

Unduh Lampiran Disini

A. Pendahuluan

PeaceGeneration Indonesia (Peacegen) merupakan organisasi non-profit yang bergerak di bidang pendidikan perdamaian. Kami berfokus pada pengembangan pelatihan perdamaian, media pembelajaran perdamaian, dan kegiatan kampanye serta aktivasi konten perdamaian. Kami berkomitmen untuk menyebarkan perdamaian dengan cara-cara yang playful melalui berbagai media kreatif.

Knowledge Hub (KHUB) adalah salah satu program yang tengah digarap oleh Peacegen. Saat ini, kami sedang membangun sebuah platform dan tengah membuka penawaran terbuka untuk berbagai vendor berpengalaman khususnya di bidang Backend Development.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam program ini adalah meningkatkan pemahaman masyarakat umum, para ahli, dan juga pembuat kebijakan dalam isu pencegahan ekstremisme kekerasan. K-HUB diproyeksikan agar dapat menjadi sebuah hub untuk berbagi pengetahuan, gagasan, produk keilmuan, dan produk komunikasi yang berkaitan dengan isu PVE dan pemetaan pelaksanaan program yang dilakukan oleh organisasi sejenis.

B. Syarat dan Ketentuan

a. Informasi Umum

*Activity Title* (Judul Aktivitas)	Call for Proposal: Backend Development
No. Tender	E.0130/AN/PeaceGen/V/2020
*Duration* (Durasi Pengerjaan)	18 Pekan
*Contract Type* (Tipe Kontrak)	Vendor Agreement
*Proposal Submission* (Pengajuan Proposal)	Tanggal akhir pengajuan proposal pada Senin, 25 Mei 2020 – 18:00 WIB Proposal harus dikirim melalui email ke alamat dibawah ini: jawad@peacegen.id; ana@peacegen.id CC: dewi@peacegen.id; intan@peacegen.id; Catatan: Proposal Fisik (Hard File) tidak akan diterima.
Pretender Briefing* (Pengarahan Sebelum Penawaran)	Rabu, 13 Mei 2020 – 13.00 s/d 15.00 WIB Catatan: Setiap vendor yang akan ikut serta penawaran terbuka dianjurkan untuk mengikuti pretender briefing, agar proposal yang dibuat sesuai dengan yang diharapkan. Pendaftaran untuk mengikuti pretender briefing dilaksanakan dari 11 Mei 2020 – 12 Mei 2020, pihak vendor bisa melakukan konfirmasi keikutsertaan ke email intan@peacegen.id Bagi vendor yang tidak sempat mengikuti pretender briefing maka bisa cek catatan pertemuan Pretender Briefing yang akan tersedia di situs web dan media sosial Peacegen pada tanggal 15 Mei 2020. *Kegiatan Pretender Briefing sudah selesai dilaksanakan, berikut tautan untuk dapat mengunduh dokumennya: Unduh TOR (Term of Reference) Unduh Presentasi (Slide Presentation) Unduh Notula (Minutes of Meeting)
*Interview and Presentations* (Wawancara dan Presentasi)	Kamis, 28 Mei 2020 – 09.00 s/d 15.00 Catatan: Hanya Vendor terpilih yang akan diundang
*Minimum Requirements* (Persyaratan Minimum)	Persyaratan minimum: Persyaratan Dokumen Administratif Proposal Teknis Proposal Keuangan Catatan: Jika salah satu dari dokumentasi di atas tidak lengkap, maka vendor akan dianggap mengundurkan diri dan/atau tidak akan diterima Ukuran file maksimum lampiran email adalah 25MB dalam format PDF
*File Requirement* (Persyaratan Dokumen)	Persyaratan dokumen harus melingkupi: Konsistensi penulisan nama perusahaan/vendor Membuat proposal yang mencakup tekhis dan keuangan dalam Bahasa Indonesia Mencantumkan nama vendor dalam setiap dokumen yang diunggah dengan format: [KHUB] Nama Perusahaan – Judul Dokumen (Contoh: [KHUB] Vendor ABC-Proposal Teknis)
*Assessment* (Penilaian)	Penilaian dilakukan secara keseluruhan terutama aspek Value for Money dengan mempertimbangkan: Penilaian Teknis Penilaian Harga Berbagai hal yang dianggap relevan oleh PeaceGeneration Indonesia
*Limititation* (Limitisasi)	Penilaian akan dilakukan oleh PeaceGeneration Indonesia dengan vendor terpilih sebelum penandatanganan kontrak. Komunikasi selain yang sudah dijelaskan dan tertera pada dokumen ini akan dibatasi.
*Peacegen Contact and Address* (Kontak dan Alamat Penyelenggara)	Nama : PeaceGeneration Indonesia Email : salam@peacegen.id Alamat : Jl. Cijagra No. 48 – Bandung

b. Persyaratan Dokumen Administratif

Vendor yang ingin mengikuti bidding diharuskan untuk melengkapi dokumen-dokumen sebagai berikut:

Ringkasan Informasi Umum Perusahaan yang mencakup :
1. Nama Vendor
2. Nama Direktur/Ketua
3. Nomor Badan Hukum
4. NPWP
5. Alamat Vendor
6. Alamat Email
7. Nomor Telepon
8. Nama Penanggung Jawab Proyek
9. Email Penanggung Jawab Proyek
10. Nomor Telepon Penanggung Jawab Proyek
Scan Surat Ijin Domisili
Scan Akta Perusahaan
Scan NPWP Perusahaan
Scan Nomor Rekening Bank Perusahaan
Scan KTP Penanggung Jawab

c. Persyaratan Proposal Keuangan

Subjek	Deskripsi
Informasi harga	Dalam salah satu kriteria penilaian pemilihan vendor adalah penilaian harga, yang akan dilihat kesesuaiannya dengan estimasi biaya yang sudah direncanakan. Maka pentingnya informasi harga diuraikan dengan jelas per poin activity yang akan dikerjakan oleh vendor terpilih. Poin-poin yang dimaksud adalah fitur/proses pengerjaan disesuaikan dengan permintaan dari tim kami.
Tata Cara Pembayaran	Pembayaran disesuaikan dengan hasil pengerjaan/ output yang dihasilkan, maka perlu dibuatkan perencanaan tahapan pengerjaan yang nantinya akan disesuaikan dengan termin pembayaran.
Term and Condition	Jika sudah menemukan kesepakatan antara kedua belah pihak akan dibuatkan kontrak kerjasama yang akan meliputi salah satunya term and condition, semisal ada perubahan atau revisi dan berpengaruh terhadap pembiayaan / harga awal kesepakatan maka perlu diberikan keterangan di dalam proposal keuangan, kondisi-kondisi seperti apa yang akan mempengaruhi pembiayaan agar bisa dikomunikasikan antar kedua belah pihak.
Negosiasi	Informasi harga yang sudah diberikan akan disesuaikan kembali dengan budget yang sudah direncanakan, maka jika harga yang ditawarkan masih dapat berubah atau bisa adanya penurunan diberikan keterangan berapa persen dari harga sebagai bahan pertimbangan dari tim kami, jika saja harga yang ditawarkan melebihi dari budget maka menjadi penilaian kami dari sisi kesesuaian budget.

d. Persyaratan Proposal Teknis

Proposal teknis harus melingkupi bahasan kriteria dibawah ini:

Kriteria A: Kapasitas dan Kemampuan Organisasi

Vendor dapat menunjukkan kapasitas dan kemampuan dalam ruang lingkup pekerjaannya, melalui dokumen dan pengalaman-pengalaman sebelumnya yang relevan. Maka dari itu, vendor harus memenuhi persyaratan umum sebagai berikut:

Vendor terdaftar secara hukum di Indonesia (dokumen pendukung diperlukan) juga berdomisili di Indonesia.
Vendor memiliki pengalaman minimal tiga tahun dalam pengembangan platform.
Vendor memberikan metodologi dan mekanisme secara terperinci dan dapat mudah dimengerti.
Vendor dapat berkomunikasi secara aktif dalam pengembangan ide dengan beberapa tingkat fleksibilitas untuk beradaptasi sesuai dengan kebutuhan klien
Vendor dapat menunjukan produk-produk yang sudah atau sedang dikerjakan sebagai bukti dari pengalaman sebelumnya
Vendor memiliki sumber daya dan kapasitas yang mumpuni untuk dapat menyampaikan dan mengerjakan program dengan baik.

Kriteria B: Pendekatan dan Metodologi

Vendor membuktikan kapabilitas mengenai kerangka acuan, pendekatan dan metodologi proyek yang melingkupi:

Subjek	Fitur/Proses/Kebutuhan/Catatan	Indikator-Indikator Keluaran
Pengembangan Backend didasarkan pada Wireframe yang telah dirumuskan.	Website (Landing Page (Homepage) Organization (list view, map view, statistic view, detail page) Program (list view, map view, statistic view, detail page) Event (list view, detail page) Resources (list view, detail page) Blog (list view, detail page) Profile Pages (About, Contact, Terms Condition, Privacy Policy) Verified Member Dashboard (Dashboard Dashboard Profile Setting Event List Verified Member Account Setting) Official Member Dashboard (Dashboard (main statistic for Official Member) Dashboard Organization Management Program Management Event Management Event Guest Resources Management Blog Management Official Member Account Setting) 2. Administrator Dashboard (Flow adminstrator dapat dilihat pada UX design/Wireframe yang telah dibuat oleh developer sebelumnya dan bisa dikembangkan dengan bootstrap yang sudah ada. Tautan untuk dapat mengakses wireframe: Preset: bit.ly/KHUB-preset Anonymous/Public: bit.ly/KHUB-anonim Verified Member: bit.ly/KHUB-member Official Member: bit.ly/KHUB-official Admin: bit.ly/KHUB-admin	Berikut indikator-indikator keluaran yang harus terpenuhi: Backend Development yang dapat mendukung UI/UX Design/Frontend Platform dapat mengorganisir dan memfasilitasi konten-konten yang beragam dan terhubung/ dihubungkan dengan banyak organisasi. Pengguna dapat mengakses konten sesuai dengan aksesibilitas mereka (proferesi/preferensi) Konten dapat secara otomatis disesuaikan berdasarkan pilihan pengunjung. Semua sumber daya (program/event/penerima manfaat) persebaran serta datanya dapat terakses dengan tertampil dalam mode peta. Penggunaan platform dapat mudah dimengerti oleh pengguna awam (diakhir dapat menyertakan manual book/guideline) Platfrorm dapat disertai security yang aman dan mumpuni. Menjadikan platform yang dapat meberikan visualisasi data secara real time (real time visual report) dan dapat menjadikannya Data Driven Decision Making.
Integrasi Frontend ke Backend	Frontend integration into Backend using Angular/Vue/React API Development (for communication with frontend
Database Development	Server yang ada untuk digunakan sebagai pengelola database: Platform: Microsoft Azure Sercer Spesifikasi: 4vCPUs; 16 GiB Memory; 64 GiB Storage
CMS Development	Vendor dapat menentukan dan memberikan rasionalisasi pemilahan CMS dari: WordPress; Drupal; Joomla; atau Laravel *Tampilan yang menggunakan Bootsrap (airframe) direkomendasikan
Security	Direkomendasikan menggunakan SSL (https) untuk dapat meningkatkan security dan mencegah man-in-the-middle (penyerangan yang dilakukan saat website berkomunikasi dengan pengguna) Direkomendasikan untuk dapat memisahkan frontend dan backend, untuk dapat menambah keamanan (frontend dan backend berada di tempat yang berbeda) Direkomendasikan untuk juga menerapkan beberapa security best practice pada CMS seperti XSS protection, CSRF protection, SQL injection dll.
Data Visualization	Secara otomatis dapat terprogram untuk visualisasi data dan memberikan real time visual report. Proses penampilan chart secara real time (bisa berupa column, bar, pie, dll) yang dihasilkan dari pengolahan data yang masuk ke website KHUB. Fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan design charts (customizable)

C. Timeline Pelaksanaan Bidding

Bidding Advertisement: 01-25 Mei 2020
Open Pretender Briefing: 10-13 Mei 2020
Pretender Meeting: 13 Mei 2020
Closing Date for Proposal Submission: 25 Mei 2020
Shortlisting: 26 Mei 2020
Interview and Presentation: 27 Mei 2020
Contract Award: 4 Juni 2020

D. Matriks penilaian bidding

Subjek	Deskripsi
Kredibilitas Organisasi (35%)	Kelengkapan Dokumen Vendor dapat menunjukan kualitas dan kredibilitasnya dalam ruang lingkup kerja, melalui kelengkapan dokumen-dokumen administrasi yang dipersyaratkan.
	Kesanggupan menyelesaikan jasa pengembangan website dengan waktu yang ditentukan Ketepatan waktu dalam menyelesaikan website sesuai dengan kebutuhan sangatlah penting, akan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan program.
	Responsive / Kecepatan dalam merespon Proses bidding ini dibutuhkan waktu yang cukup singkat maka pentingnya untuk cepat dalam merespon memberikan surat penawaran karena sangat berpengaruh terhadap semua aspek untuk kami melakukan perbandingan dan pertimbangan
Kesesuaian Proposal (45%)	Konsep Pengembangan Website Kesesuaian interpretasi atas rincian spesifikasi produk dan fitur yang dibutuhkan oleh platform berlandaskan wireframe, serta dapat memberikan alternatif lain dalam proses pengembangan website.
	Konsep Pembangunan Backend Kemampuan dalam membangun sistem backend yang meliputi integrasi frontend dengan backend, perumusan CMS dan pengembangan database serta adanya jaminan keamanan.
Kesesuaian Anggaran (20%)	Kesesuaian Anggaran Anggaran haruslah sesuai dengan mata anggaran yang telah direncanakan. Maka dalam proposal keuangan perlunya kelengkapan informasi yang meliputi hal-hal yang sudah dijelaskan diatas pada poin proposal keuangan, sebagai bahan pertimbangan dan penilaian kami.

Informasi di portal lain klik disini atau email untuk pertanyaan lebih lanjut admin@peacegen.id